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実習レポートY・F 5ヶ月目

建設女子のすすめ:パトロールと小規模から始めよう☆

①パソコン業務(エクセル、ワード、インターネット、その他入力作業等)を通して
 
 事務のお仕事にパソコン業務は必須です。どんなに良い資料の構成を思いついても、それを形に出来なければ意味がありません。
 実習では各種の資料作りや入力作業を通して新しいパソコンのスキルを習得することが出来ました。まだまだ知らないことも多いですが、実務の中で新たなパソコンスキルを習得し自己研鑽に努めています。
 
②プレゼンテーション(安全講習資料作成から発表まで、業務現状報告及び次月予定)を通して
 
 実習2週目に初めてのプレゼンテーション(安全講習)を行いました。
 最初はスライド画面の文字を読み上げるだけの発表に終わってしまったと反省しています。勿論、資料は要点をまとめており構成も考えて作成しています。
しかし、発表者がポイントを強調したり補足することでより分かりやすく、そして興味をもっていただけるのだと思います。
 毎月の工程会議でのプレゼンテーションを通して「伝わる」技術を磨いています。
 
③パトロール業務サポーター(書類作成及びグループ段取打合せ、月次プレゼンテーション)を通して
 
 毎日、パトロール隊員さんにパトロール状況および発注者様と打ち合せした内容を聞き取りして日報等と共に会社に報告しています。また、メインのパトロール隊員が休まれる際には他の作業員さんにお願いをすることもあります。
 業務サポーターとして心掛けていることは、
①変更点があればパトロール隊員さん達にお伝えすること
②パトロール隊員さんから聞き取った内容は会社に報告すること
です。そして月次プレゼンテーションを通して他の現場を担当されている監督さんや作業員さん方にパトロール業務をご理解していただき、それぞれの工事でも有用になる情報を発信したいと思います。
④ホームページ業務(イベント報告から監督補助)を通して
 
 ホームページ編集チームの一員として、当社が取り組んでいることを社員とその家族、取引先、そして地域の皆様にお知らせする役割を担っていると思います。
 例えば「施工実績」で工事の成果をご紹介することにより建設業を身近に感じていただけると思います。
 従来は主に監督さんがこの施工実績の登録をされていましたが、同時進行で複数の現場監督を務めながら施工実績の登録作業を行うのは大変な労力です。少しでも手間を省き簡単な入力だけで済むように、事務室で入力できる内容はお手伝いをさせていただきました。
⑤工事日常管理(事務処理)を通して
 
 工事日常管理として先ずは各現場の作業日報を現場の管理表に転記する事務を任せていただきました。
 最初は何も分からず転記していましたが、日々作業日報を目にするうちにそこに書かれている情報が
①現場を理解するため
②工事書類を作成するため
に必要なものだと気付きました。一見地味な事務作業ですが必要不可欠の業務だといえます。
⑥職員お世話係(2ヶ月目より一人で事務局分清掃、3ヶ月目より帰宅前点検、社員声掛け、お茶出し等)を通して
 
 2ヶ月目より朝の掃除を、3ヶ月目からは帰宅前点検を一人で任されています。一人で行うことで「うっかり忘れてもしてくれる」ではなく、「自分がしなければ」と気も引き締まる思いです。
 掃除も業務の一環であり、玄関は会社の顔として掃除の在り方で会社が評価されてしまいます。また社内の美化に努めることで、快適さだけではなく社員の皆様の業務もはかどります。
 そして社員さんへの声掛けやお茶出しを通してコミュニケーションの機会を作っていただき、業務における打合せがしやすくなったと感じています。
 

5ヶ月目の実習を終えて

 新しい業務を少しずつ任されるようになりスケジュール管理が重要だと感じています。複数の方から同時進行でお仕事を受けることもあり、優先順位を考えそして時間配分も考えながら自分のペースを作っていきたいと思います。
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